Есть ряд необходимых условий для того, чтобы проект по автоматизации был успешным.
Мотивация персонала
С помощью автоматизации можно существенно ускорить обработку и анализ информации в компании в целом. Но не для всех сотрудников автоматизация является благом. Для некоторых, автоматизация добавляет обязанностей и делает работу более трудоемкой. Освоение нового, также требует дополнительных усилий и личного времени. Поэтому, чтобы процесс автоматизации прошел успешно, нужна мотивация. Как минимум персоналу нужно объяснить цели и объявить о премии при их достижении. Это позволит более успешно решать конфликты интересов между сотрудниками разных подразделений. Если этого не сделать, мол «сотрудники «должны и обязаны», то на попытку внедрить новую систему учета «силой», сотрудники ответят халатностью и неуважением. В результате, оформление первичных документов и заведение нормативно-справочной информации будут выполняется небрежно и получить достоверную управленческую отчетность не получится. Ожидаемые результаты и размер вознаграждения необходимо зафиксировать письменно. Мотивируя сотрудников не обещайте «золотые горы», размер премии должен быть соразмерен полученным выгодам, иначе, при достижении целей, нежелание платить заставит придумывать все новые и новые требования. Мы рекомендуем при разработке размеров мотивации придерживаться реалистичных обещаний, потому что невыполнение обязательств приведет к увольнению ценных сотрудников и к недоверию оставшихся.
Наличие времени у руководителей подразделений
Довольно часто решение об автоматизации принимается в связи с жалобами о том, что сотрудники не справляются с объемом работы. В результате, руководство компании поручает этим же сотрудникам сформулировать задачу для программистов. Однако если поручить такую работу руководителю подразделения, который работает с 9.00, а уходит поле 21.00, то у него физически не будет возможности выделить время на эту работу. В результате процесс затянется и сроки внедрения станут неприемлемыми. Мы рекомендуем на период внедрения разгрузить руководителей отделов, передав часть их обязанностей наиболее опытным сотрудникам или заместителям, и при необходимости нанять дополнительный персонал.
Актуальная нормативно-справочная информация
Этап подготовки НСИ (нормативно-справочной информации) это один из самых важных и трудоемких этапов автоматизации. На нем должны быть решены проблемы компании, которые до этого не решались месяцами: Разработаны новые бизнес-процессы и нормативы; Приведена в порядок номенклатура и настроены параметры ее учета; Выверены остатки ТМЦ и взаиморасчетов; Для продукции и полуфабрикатов, описаны процессы производства в спецификациях; Разработана система оплаты труда; Определены сроки и способы пополнения запасов; Составлен список статей доходов и расходов, а также варианты их распределения и отражения в отчетности; и многое другое. Выполнять и контролировать эту работу должны люди хорошо разбирающиеся в бизнесе компании. Очень важно перед подготовкой НСИ смоделировать работу на тестовых примерах. Моделирование должно быть полноценным, от ввода первичных данных до закрытия месяца и формирования отчетности, потому что идеальная модель для подразделения производства может не стыковаться с финансовым учетом, по причине недостаточности или наоборот избыточности детализации. В процессе моделирования определяются необходимые доработки, перераспределяются обязанности, проводится обучение руководителей и самое важное, принимаются решения об изменении бизнес-процессов и актуализации НСИ. В компаниях, работающий не один год, накапливается много устаревшей информации, ее переработка занимает значительное время. На этом этапе целесообразно привлекать экспертов со стороны. Они помогут в освоении программы, перенесут данные и при необходимости адаптируют функционал. Также поделятся с вами опытом автоматизации аналогичных процессов в других компаниях и возможно, предложат готовое решение.
Обучение
Перед запуском новой системы в эксплуатацию необходимо протестировать сотрудников компании на знание функционала программы. Если этого не сделать, то в первый день запуска новой системы все, кто не хотел учиться, начнут кричать, что их не учили, и они ничего не знают. Информацию о том, что будет проводиться тестирование необходимо довести до сотрудников в самом начале внедрения. Мы рекомендуем построить процесс обучения следующим образом. Привлеченные эксперты обучают руководителей отделов. Те в свою очередь обучают своих подчиненных. В дальнейшем это позволит быстро подготовить новых сотрудников своими силами и снизит нагрузку на техподдержку в первые дни после запуска. Так же мы рекомендуем обязанность по написанию инструкций для сотрудников возложить на руководителей подразделений. Это позволит им систематизировать полученные знания и контролировать процесс обучения, иначе большинство сотрудников составленную для них инструкцию читать не будут и в момент запуска системы окажутся неподготовленными. Очень важно для обучения выделить время и помещение. Функционал программ достаточно сложный, недопустимо прерывать обучение на решение рабочих вопросов и мешать обучению посторонними разговорами.
Наличие полномочий у ответственных
Перед началом процесса автоматизации руководитель всегда назначает ответственного, но нередко забывает наделить его полномочиями. Получается человек отвечает за все, но при этом сделать ничего не может. Нужно премию начислить, согласовывай с руководством. Обычно ответ денег нет. Нужно дополнительных сотрудников нанять, опять денег нет. Нужно саботажника уволить, полномочий нет. И на каждом совещании этого ответственного песочат всей компанией, таковы реалии. Наиболее успешные внедрения проводились в компаниях руководители, которых брали ответственность за внедрение на себя. Учитывали мнение сотрудников о том, как должны быть построены бизнес-процессы в компании. Быстро разрешали противоречия и вопросы сотрудников «Почему это должен делать я?». Без руководства это обычно не решается. Также сотрудники разных отделов неспособные договориться месяцами, в присутствии руководства часто находят решение в течении 5 минут. Поэтому важно понимать, что распоряжения ответственного без полномочий выполняться не будут.
Делегирование и контроль
Часто руководитель поручает разработчикам автоматизировать процессы с минимальными затратами. Постановку задачи и контроль он поручает ответственному. Тот в процессе работы с программистами пытается автоматизировать все. Подход «Хочу, чтобы все было автоматически» никогда не будет дешевым. Если бюджет ограничен, необходимо контролировать целесообразность доработок, заказываемых сотрудниками.
Уважайте и цените труд людей
Есть тип людей с которыми не будет работать ни один уважающий себя специалист.
Этот тип имеет следующие характеристики:
- Не разбирается в предметной области, но диктует сроки и цены.
- Не вникает в детали, для него все просто и все можно сделать очень быстро и дешево.
- Обещает золотые горы, но затягивает сроки принятия работ и их оплату.
- Регулярно ищет новых специалистов.
- Постоянно жалуется, что предыдущий специалист сделал работу плохо, дорого и долго.
- Неразумно экономит на серверах и программном обеспечении.
